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Planilha de frete: o que ela precisa ter e onde ela falha
As colunas que uma planilha de frete precisa ter pra não dar prejuízo, os erros mais comuns e quando vale trocar a planilha por um sistema.
Especialista de logística cotavIA · 11 de novembro de 2026 · 3 min de leitura
Quase toda transportadora começou cotando frete numa planilha. Ela é de graça, todo mundo sabe mexer e dá pra montar do jeito da casa. O problema não é ter planilha. É a planilha que esquece custo.
As colunas que não podem faltar
Uma planilha de frete honesta tem, no mínimo, estas linhas por viagem:
| Item | Como entra |
|---|---|
| Distância | Km da rota que o caminhão faz, ida carregada |
| Diesel | Km ÷ consumo do caminhão carregado × preço do litro |
| Pedágio | Praça por praça, pelo número de eixos |
| Pneu | Km × custo do pneu por km |
| Custo fixo | Motorista, seguro, IPVA, rastreador, manutenção e reposição do caminhão, rateados pelos km do mês |
| Tempo parado | Horas de carga, descarga e diárias |
| Volta | Diesel e tempo da volta, se ela for vazia |
| Seguro e risco | Seguros obrigatórios da carga e gerenciamento de risco |
| Imposto | ICMS da rota e os impostos federais do seu regime |
| Margem | Em cima do custo, não do repasse |
E uma linha de conferência: o piso mínimo da ANTT pra aquela carga e aqueles eixos. Se o total de um frete lotação ficou abaixo dele, a conta está errada ou o preço está abaixo do mínimo legal. A tabela vigente e a calculadora estão em tabela de frete mínimo ANTT.
Onde a planilha falha
O diesel do mês passado
O preço do diesel muda toda semana. Na planilha ele muda quando alguém lembra.
O custo fixo que ninguém atualizou
O salário teve reajuste, o seguro renovou mais caro e a planilha continua com o número de quando foi criada. Quanto mais antiga a planilha, maior a diferença.
O que não sai do caixa
Reposição do caminhão e capital parado não aparecem no extrato, então somem da conta. O texto Custo por km: as contas que somem da planilha mostra quanto isso pesa.
Cada um com a sua versão
Quando duas pessoas cotam, aparecem duas planilhas. Uma tem a fórmula corrigida, a outra não. O mesmo cliente recebe dois preços diferentes pra mesma rota.
A fórmula que alguém apagou
Uma célula sobrescrita com um número fixo e a planilha passa a mentir, sem avisar ninguém.
Quando trocar a planilha
Se você cota poucas viagens por mês, sempre na mesma rota, uma planilha bem mantida resolve. Comece pelo custo por km com os seus números na calculadora de custo por km.
Vale trocar quando:
- mais de uma pessoa cota;
- os pedidos chegam por e-mail e alguém passa o dia copiando dado pra planilha;
- você cota rotas diferentes toda semana, com pedágio e relevo diferentes;
- você não sabe dizer quanto cotou e quanto fechou no mês.
É aí que a cotavIA entra: a mesma conta da planilha, item por item, com o diesel da semana, a rota de verdade, o piso da ANTT do lado e o pedido do e-mail virando cotação sozinho. Veja o que entra na conta.